Amanda Velutini, Ibrahim Carreño y José Sosa: ¿Qué hace un equipo de protocolo durante un evento especial?

Las 5 actividades fundamentales de un equipo de protocolo.

Amanda Velutini, Ibrahim Carreño y José Sosa: detrás de todo gran evento hay un gran equipo de protocolo

Amanda Velutini, Ibrahim Carreño y José Sosa- En la organización de eventos, el equipo de protocolo no solo se encarga de la planificación de la actividad y llevar a cabo toda la logística para que esta sea posible. Durante el evento especial, este equipo juega un papel fundamental para mantener la organización en el espacio, el transcurso fluido de las actividades programadas y la comodidad y seguridad de los invitados; José Pinzón Sosa te cuenta cuáles son estas actividades: 

• Adaptación al tipo de evento

No solo en cuanto a la distribución del equipo a lo largo del espacio, sino al seguimiento de reglas del lugar, las normas y costumbres asociadas a la etiqueta de la ceremonia, así como el cumplimiento del acto por parte de todos los involucrados.

• Recibir y ubicar a los invitados

El equipo de protocolo no solo se encarga de verificar la presencia de los asistentes en la lista de invitados, sino de hacer los registros. Además, dan las indicaciones generales como, por ejemplo, la ubicación de los asientos y/o mesas, la ubicación de las zonas de bebidas y comidas, el servicio gratuito de Wi-Fi, el sellado del ticket del estacionamiento y cualquier información de utilidad para la tranquilidad de los asistentes.

• Da respuesta inmediata a las inquietudes y necesidades

Tanto de los invitados como de los organizadores. Además de responder la pregunta típica de la ubicación de los baños, el protocolo cuenta con el conocimiento para asistir y/o brindar apoyo en los imprevistos como extravío de personas u objetos, hacer entrega de materiales informativos impresos, facilitar números telefónicos de servicios de traslados, orientar hacia las vías de escape en caso de accidentes o desastres naturales y prestar primeros auxilios o facilidad de medicamentos básicos.

• Vela por la comodidad de los asistentes

Algunos equipos consultan cómo se sienten las personas durante la velada. Otros preguntan si necesitan algo más en lo cual ellos puedan complacerles. Sea cual sea el caso, le hacen saber a los invitados que están atentos y listos para servirles, dejando claro que la hospitalidad y la amabilidad no solo son cosa de los anfitriones.

• Cuidan el post-evento

Es tan importante como el evento, por eso José Pinzón Sosa resalta la importancia de que el protocolo revise el conjunto de actividades que deben llevarse a cabo tras la salida del último invitado como revisión de las condiciones del espacio y del mobiliario, recoger y organizar materiales sobrantes y, en los siguientes días, realizar la evaluación del desenvolvimiento del equipo.